Artigos de Marcos Costa
21/9/2009
Processo de Concorrência para Agência de Viagens 2ªParte
Marcos Costa*
Somos o que repetidamente fazemos. A excelência, portanto, não é um feito, mas um hábito”. Aristóteles
Voltando ao tema do último artigo, 'Processo de Concorrência', é cada dia mais comum empresas de pequeno e médio porte realizar concorrência para escolha de uma ou mais Agências de Viagens oficiais para administrarem suas despesas de viagens e eventos corporativos.
Qualquer Agência Corporativa que pretenda se manter no mercado precisa dominar os preceitos básicos de um BID / Concorrência, deste o Edital, RFP, RFQ e RFI, além de dominar as principais modalidades de Precificação em FEE (Transaction FEE, Management FEE e Flat FEE).
É imprescindível na Precificação FEE, tanto o CONTRATATE (Empresas) como a CONTRATADA (Agência de Viagens) deixar bem claro o que está incluso no valor do FEE e o que não está incluso no valor do FEE, relacionando os itens dos serviços Extras FEE em uma tabela que posteriormente entrará como ANEXO do contrato.
Custos envolvidos na Precificação FEE de uma Agência de Viagens Corporativas. Para exemplificar vamos apurar os Custos envolvidos na Prestação de Serviço. Primeiro precisamos entender o recursos que serão utilizados na operação, desta forma vamos compor os itens que necessário para Precificar o FEE de uma Agência:
1° Custo Direto - São os Custos pertinentes a operação e que sem eles os serviços não podem ser executados, exemplo:
-Salários
-Encargos Sociais
-Benefícios
-Telecomunicações (Telefonia, Servidores, Internet, etc..)
-Tecnologia (computador, software, hardware etc...)
-Espaço físico (m2)
O Custo Direto representa em média 65% do valor do FEE.
2° Custo Indireto – Indispensável na operação, entretanto não está dedicado exclusivamente à Empresa CONTRATANTE, para chegarmos ao valor dos itens que compõe o custo indireto necessitamos fazer um rateio pelo número de clientes para se chegar ao valor que deve ser cobrado, por exemplo:
- Suporte Matriz (Aluguel, Condomínio, Energia etc...);
- Aluguel de Equipamentos;
- Treinamentos;
- Desenvolvimento e Gestão de relatórios;
- Geração e Execução de Consultoria;
- Suporte TI;
- Materiais de Escritório;
- Expedição;
O Custo Indireto representa em média 15% do FEE.
3° Lucro da Agência – Percentual sobre o total de despesas da Agência, poder ser calculado também sobre o volume de gastos da CONTRANTE, contudo, o valor final deve ser o mesmo.
O Lucro da Agência representa em média 20% do Valor do FEE.
Dica importante; - Independente da Modalidade de FEE. Transaction Fee, Management FEE ou Flat FEE (para ficamos nos mais utilizados), a soma dos custo total da Agência CONTRATADA deve ser igual, ou com uma diferença mínima de Reais! Insisto neste ponto, pois executamos, planejamos concorrências e em alguns casos orientamos empresas CONTRATANTES em seus processos de Concorrência para Contratação dos serviços de Agência de Viagens, e percebemos que a maior dificuldade das Agências com pouca experiência em Precificação FEE é na composição correta, na contabilização dos custos diretos e indiretos, isso continua sendo o maior desafio das Agências que querem se especializar no atendimento Corporativo.
O Fato é que muita Agência se baseia em tabela de associações o no valor que ouviu falar que a Concorrência prática! O risco de não conhecer o custo real pode levar a Agência a perder uma boa oportunidade de precificar a agência dentro de sua necessidade ou o mais comum Precificar abaixo do break-even, que fatalmente levará a prejuízos e até mesmo a falência, como presenciamos os inúmeros exemplos no setor.
Bom... Se sua Agência conseguiu a composição correta dos custos diretos, indiretos e o lucro desejado na operação, isso quer dizer, sem perdas ou margem lucro excessivo, basta agora negociar com a empresa CONTRATANTE os Serviços Extras FEE, para isso oriento que anexe a tabela ao Contrato para que não haja surpresas quando a Agência CONTRATADA enviar as cobranças a Empresa CONTRATANTE.
Segue exemplo do que não pode faltar na tabela de Extra FEE.
Tabela de Serviços Extra FEE
Informe todos os serviços que não constam no valor do FEE. Os serviços não descriminados na tabela serão considerados inclusos no valor da proposta.
Extra FEE - Corporativo
- Atendimento Aeroporto, em qualquer aeroporto no Brasil por atendimento efetuado por passageiro.
- Documentação por documento, passaporte / visto / habilitação Internacional
- Fretamento de aeronaves e carros especiais
- Atendimento emergencial 24 horas
- Sistema de Requisição Eletrônica de Viagens
- Customização Hora/Homem
- Licença - por usuário
- On Line Booking Tool
- Valor do FEE por reserva efetuada
- Customização - Hora/Homem
- Licença - por usuário
- Relatórios Padrão Off line – Online
- Licença - por usuário
- Customização - Hora/Homem
- Outros Serviços
- Solicitação de Reembolso
- Reemissão de Bilhetes
- Cotação Extra FEE - Eventos
- Assistência a Grupos (embarque/desembarque)
- Staff - Acompanhamento de evento no Brasil
- Staff - Acompanhamento de evento no Exterior
- RSVP (telemarketing Ativo com consultor com experiência em GDS/Portais cias aéreas) - FEE por convidado
O importante é deixar claro e de forma transparente na relação de prestação de serviço que está incluso no valor do FEE informado a Empresa CONTRATANTE, iniciando a relação comercial desta forma entendo que agência CONTRATADA tem grande chance de formar uma parceria de longo prazo com seus Clientes.
Finalizo esse artigo com uma frase concebida a mais de 2 mil e que continua atualizada!
“Somos o que repetidamente fazemos. A excelência, portanto, não é um feito, mas um hábito”.
Aristóteles
